新聞發布會是展覽會開幕前常見的一種公關手段。邀請媒體參加新聞發布會，能使展覽會提早曝光；展覽會主辦方也能免去媒體分散采訪的麻煩，節省時間。在新聞發布會上，媒體對展覽會的一些新賣點、展覽規模、參展商數量等已有一定的了解，加上隨后展覽會現場的參觀和采訪，對展覽會的報道定必更詳盡。

　　展覽會的新聞發布會操作流程如下：

　　一、確定日期和地點

　　新聞發布會通常選在展覽會開幕前的1～2周，建議舉辦時間定在周二、三、四為宜。因為大多報社在周一或周五都會召開工作例會，而記者也不喜歡在晚上參加會議。故選在周二、三、四的上午或下午，這樣有助于保證媒體的出席率。

　　此外，選期要盡量回避重要的同類型新聞的發生。否則，媒體的注意力就會分散。同時，新聞發布會的舉辦時間最好與展覽會自身在各媒體上的宣傳時間相配合，這樣能加大展覽會的宣傳攻勢。

　　至于舉辦場地，一般選在交通較便利的酒店會議室為佳。較具規模的酒店都會設有多功能會議室，無論音響設備或服務均可滿足新聞發布會的需求。

　　二、經費預算

　　舉行新聞發布會前要對辦會經費有一定的預算，從而確定邀請嘉賓、記者的人數，租用場地的面積等問題。

　　三、前期籌劃

　　邀請嘉賓和記者

　　1．擬定邀請的嘉賓及媒體記者名單，包括展覽會的合作方、支持單位、重要參展商代表和當地主要的媒體記者等。該步驟需適當放大邀請范圍，因為不是每位邀請的嘉賓或記者都能到場。此外，最好預備備用方案，要確保新聞發布會的參加人數達到預期計劃。

　　2．向擬定邀請的嘉賓和記者發送邀請函，邀請函上附有回復表格，要求應邀者回傳表格到主辦方，以作身份確認。

　　3．發出邀請函后，應有專人負責電話跟進。新聞發布會前一天，要對應邀到場的名單作最后的電話落實工作，把會議的時間地點再一次告之應邀者。這樣的做法，既能顯示主辦方的專業性和對來賓的重視，也能使主辦方在會前對實際出席人員做到心中有數。

　　準備會議資料
　　
　　包括會議議程、展覽會情況介紹、新聞通稿、聯系人名片等，最好能附上由展會主辦方統一發放的展會記者證，以便記者在展會現場采訪和拍攝。上述資料需在會前整理好，在發布會上發放即可。
　　
　　布置場地

　　主辦方應該擬出場地布置方案。若選擇在酒店會議室舉行新聞發布會，一般情況，酒店都可按新聞發布會的要求布置場地，這為主辦方省了不少功夫。

　　新聞發布會必要的布置大致有場外指示牌、主題橫幅或背景板、麥克風和放音器、簽到臺和名片盤、茶水和自助式點心、投影儀、電腦等設施。

　　此外，還要準備攝影機、照相機等，攝下錄像或圖片，以作資料保存。

　　四、發布會的程序
　
　　記者簽到，領取資料。
主持人宣布新聞發布會開始。
主持人介紹主講者和嘉賓的職務和姓名。
主持人請展會主辦方介紹展會的籌備情況。
主持人請嘉賓講話。
記者自由提問。
主持人宣布新聞發布會結束。
需要特別注意的是，時下有些不良分子經常冒充媒體記者，到各場新聞發布會上騙領“紅包”。主辦方需對這類情況加以防范，對到會記者核對身份。

　　五、會后跟進和評估工作

　　1.新聞發布會結束后，需跟進各媒體的相關報道情況，收集這些報道。整理新聞發布會資料和來賓名片等，作為主辦方內部資料保存。
2.評測新聞發布會的效果，總結經驗，為下一屆展會或公司其他展會的新聞發布會作參考。