選擇參展商
　　1、選擇標準
　　對申請參展的公司要進行選擇。選擇參展者的目的是保證參展者的質量，保證大部分參展公司的利益并保證展出成功。選擇標準是根據展出目的、展出性質、大型國際展覽內容等決定的。
　　標準要在展覽工作開始之前就決定，并要有透明度，及時予以公布。另外，使用標準也要公平，對所有申請者一視同仁。否則，標準會失去意義，也容易造成矛盾。
　　2、選擇方式
　　選擇參展者的工作就是選擇確定合適的申請者，拒絕不合適的申請者。為了整體展出的效率和效益，組織者應當排除下列申請者：
Ø 產品種類與展出內容不符的申請者；
Ø 非真心誠意做買賣另有所圖的申請者，比如只想借機公費旅游；
Ø 可能造成內部競爭或沖突的申請者（最好是選擇展出內容互補的公司參展，而不是展出內容相同的公司或者在設計時予以解決，避免發生直接沖突）；
Ø 不合作的申請者；
Ø 不可靠的申請者，比如管理不善的企業；
Ø 產品質量和生產量不能滿足需要的企業。

　　招展宣傳
　　1、媒介宣傳
　　廣告是展覽宣傳的重要方式，也是吸引參展企業的主要手段之一。可以將展出情況傳達到直接聯絡所遺漏的參展企業，還可以加強直接聯絡的效果。
　　要根據需要和條件決定廣告選擇。選擇媒體主要看媒體的對象是否是展覽企業的目標參展企業。如果是消費品的展出，可以選擇大眾傳媒，包括大眾報刊、電視、電臺、集中地的招貼、旗幟等。如果是專業性質的貿易展出，就綜合媒體上刊登廣告，要選擇使用生產和流通領域里針對觀眾的專業媒體。包括專業報刊、內部刊物、展覽刊物等。
新聞工作是宣傳工作的一個重要環節。新聞報道的可信性比較大，效果比廣告還要好，新聞工作是一種低成本高效益的宣傳工作，對任何展覽企業都很重要。
　　2、公關宣傳
　　招展公關工作主要有兩個目的，一是擴大展覽影響，吸引更多的參展企業參加展出；二是建立關系，與參展企業建立發展關系。
展覽公關工作一般包括：開幕式、招待會、拜會等。展覽公關工作對象主要參展企業、重要貴賓、展出地的政府、工商會、新聞媒體等。公關工作是一項系統的人際交流工作，需要周密的安排。
　　開幕式是展覽會的重要儀式，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛擴大展覽會和展覽組織者影響。開幕式的規格和檔次體現展覽組織者的實力和展覽會的規格。
　　招待會是在展覽會上與關鍵人物或重要客戶接觸的重要方式。舉辦招待會的主要目的是擴大交際范圍，加深與參展客戶的關系。規模比較大的有開幕式招待會、答謝宴會等。招待會主要是最重要的參展企業以及政府有關部門的官員、工商界名流。可以包括目標媒體，利用招待會做一些新聞宣傳報道。
　　貴賓工作是一種　“請進來”的公關方式。貴賓參加的主要作用是提高展覽知名度，擴大展覽影響以吸引參展企業的注意和參加興趣。
支持單位是指向展覽企業提供支持的單位的統稱，包括贊助單位、后援單位、協辦單位等等。支持單位對提高知名度，擴大影響力和吸引更多的參展企業和更廣泛的關系有作用。
　　會議是展覽企業提高展覽會檔次和為參展企業提供服務擴大影響的直接而有效的方法。會議內容可以是介紹展覽會、展覽產品的性能、用途、使用方法，可以探討新的發展趨勢。會議是場地展覽的補充，是展覽會一個重要組成部分。
　　評獎是一種具有宣傳價值的展覽宣傳。內容多種多樣，包括展品、設計等。展品評比能吸引行業的注意，而設計評比一般是參展企業之間的評獎，參展企業需要提前報名，提供展品，并提供詳細的技術介紹和說明。

　　展位推銷
　　主要有發函、打電話、拜訪。展覽企業通過向目標展出單位直接聯絡，告之展出情況，邀請其參加展覽，達到招展目的。
　　直接發函，就是將各種資料直接寄給潛在的參展企業，并邀請他們參加展覽。直接發函是展覽業使用最廣泛的宣傳方式，也是成本效益最佳的展覽宣傳方式。
　　直接聯系工作是一種通過電話聯系和登門拜訪的直接的、雙向的宣傳方式，是加強直接發函效果的一種措施，可以和直接發函工作結合做。對象是最重要和重要的兩類參展企業。這類客戶參加展覽或者有商業價值，或者有很大的新聞價值。
　　上門拜會是招展主要形式，是招展人員上門拜訪目標企業，推銷展位，具體做法是：
Ø 識別線索：客戶推薦、公司內部資源、外部機構推薦、出版的貿易協會、政府和地方商會，黃頁等獲得潛在客戶的名字和住址
Ø 確認線索
Ø 客戶研究：了解潛在客戶規模、參展習慣、廠址、經理人的名字。
Ø 展覽介紹規劃：在研究要拜訪客戶的基礎上，有針對性地介紹產品的特色和優點。
Ø 實際拜訪客戶：根據不同的應用環境和不同的人，調整介紹。
Ø 獲得承諾：拜訪的最終目標是使客戶同意采取某種行動參展。
Ø 銷售成交：成交之后還應進行售后跟進，它是建立客戶忠誠的關鍵。

　　簽訂參展合同
　　確認參展后，組織者和參展者之間應簽有書面協議或合同(下通稱合同)。合同可以是申請表的一部分，展覽單位在申請時簽字，組織者在確認后簽字，雙方簽字后申請生效。
　　一份完整的展覽單位資料由幾部分組成，即：申請表、合同、附屬表格。通常裝訂成冊，可稱作《展覽單位手冊》。申請表與合同是密切聯系的，因此在此一并說明。申請表內容應包括：展覽名稱、日期、地點，組織者名稱，聯系人和聯系地址，參展者名稱、聯系人和聯系地址，參展者的展出目的、內容或產品，展品來源(展出地或運去地)，申請的展出面積，參展費用標準及支付方式、期限，展覽人員來源　(由展出地派遣還是部派遣)，參展公司在展出地的機構或代理的名稱、地址等。合同內容應該包括：展品運輸日程安排，包裝、標志要求、稅務安排，保險安排，展品處理安排和要求，租用場地、場地配、設計，施工安排和要求，宣傳、廣告、公關安排和要求，展臺人員要求和膳宿行安排及費用，參展者應提供的信息、資料要求，展覽人員要求，吃住行安排和要求，退出展與退款等。